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POS-Point of Sales

Con frecuencia la implementación de un Sistema de Gestión de Punto de Venta (POS) en un pequeño comercio detallista presenta importantes dificultades para un usuario que vive la experiencia por primera vez. No son raros los casos en que después de hacer importantes inversiones para proveerse de herramientas para gestionar sus negocios en base a información confiable, algunos comerciantes las abandonan. En la mayoría de los casos por no asignar el tiempo requerido para desarrollar las actividades necesarias o por el elevado costo de los servicios de especialistas. Es necesario resolver satisfactoriamente a lo menos tres aspectos fundamentales.

ASPECTO 1

Establecer un orden inicial que permita disponer de la información que debe ser ingresada al sistema, por ejemplo, el costo de cada mercadería o el listado de los proveedores.

ASPECTO 2

Lograr un dominio de la herramienta tecnológica usada; conocer sus funcionalidades y la forma de operar. (capacitación)

ASPECTO 3

Incorporar a las actividades normales del usuario los procedimientos y rutinas necesarias para asegurar el adecuado funcionamiento del sistema.

Algunas de los temas mencionados significan cambios de hábitos del comerciante en el proceso de administración de su negocio, cambios que no suelen ser rápidos. Por tanto, es requerido que el usuario administrador del sistema reciba un acompañamiento que exceda el período de la puesta en marcha productiva de la instalación, recibiendo asistencia oportuna para subsanar cualquiera discontinuidad de la operación.

En base a las numerosas experiencias de instalación de POS, hemos desarrollado una metodología para su implementación en negocios tales como almacén, minimarket, panadería, botillería, que sistematiza las actividades de asistencia, capacitación y soporte post-venta, logrando, de este modo, superar satisfactoriamente las dificultades enunciadas en el menor plazo y al menor costo. La metodología establece las actividades que se deben realizar, quién la realizará, con que medios y en que plazo, resultando un cronograma o plan de la instalación. El minucioso desarrollo y cumplimiento del plan de instalación produce como resultado un proceso optimizado de puesta en marcha y operación de POS hasta la consolidación de los procedimientos que el usuario administrador debe realizar para su adecuado funcionamiento.

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El aseguramiento de la correcta operación del sistema puede dar paso a una nueva fase en la asistencia que está disponible para los usuarios de POS que puede resumirse en tres líneas de acción principales.

El uso de la referida metodología en la implementación de nuevas instalaciones de POS permite a un comerciante determinar antes de tomar la decisión de compra, su costo real de uso, y una vez adoptado, obtener los beneficios de una gestión optimizada en el menor plazo posible.

Soporte presencial o vía internet de la instalación, que incluye la atención ágil de eventuales discontinuidades de operación del sistema; ejecución de las políticas de respaldo definidas para la instalación; solución de errores de programación reportados por el usuario, entre otras.

Sistematización de actividades de análisis de la información que se deriva de la operación de POS  en un negocio determinado y efectuar las configuraciones necesarias dentro del sistema para robustecer el control y establecer parámetros en ámbitos de mayor interés.

Traducir los resultados de los análisis que en el tiempo se van efectuando en el punto anterior en decisiones orientadas a la maximización del beneficio y minimización del costo. En otras palabras, a gestionar el negocio en base a información significativa y relevante.